Rozgrzewka przed wrześniem: 5 finansowych spraw, które warto uporządkować przed końcem wakacji

Końcówka wakacji to dla wielu przedsiębiorców ostatni spokojniejszy moment przed powrotem klientów, pracowników i kontrahentów do pełnego tempa pracy. Warto wykorzystać ten czas nie tylko na planowanie sprzedaży, lecz także na krótki przegląd finansów firmy.

 

Nie musi to oznaczać wielkiego audytu ani tworzenia rozbudowanych raportów. Często wystarczy kilka godzin, aby wychwycić zaległe płatności, niepotrzebne koszty lub zbliżające się terminy. Od czego zacząć?

 

Poniżej przedstawiamy pięć obszarów, które warto sprawdzić jeszcze przed początkiem września.

 

1. Sprawdź, kto nadal nie zapłacił

 

Pierwszym krokiem powinno być przygotowanie aktualnej listy należności. W wakacje obieg dokumentów bywa wolniejszy, osoby odpowiedzialne za płatności przebywają na urlopach, a faktury łatwiej „gubią się” w skrzynkach mailowych. W efekcie przedsiębiorca może wejść we wrzesień z większą liczbą zaległych należności, niż wynikałoby to z bieżącego salda rachunku.

 

Warto podzielić należności na trzy grupy:

• faktury, których termin płatności jeszcze nie upłynął,
• należności przeterminowane o kilka lub kilkanaście dni,
• należności przeterminowane dłużej, wymagające zdecydowanej reakcji.

 

Wobec pierwszej grupy można zastosować zwykłe przypomnienie o zbliżającym się terminie. W przypadku drugiej warto skontaktować się z kontrahentem, ustalić przyczynę opóźnienia i uzyskać konkretną deklarację zapłaty. Trzecia grupa powinna zostać oceniona pod kątem formalnego wezwania do zapłaty, naliczenia odsetek oraz rozpoczęcia dalszych działań windykacyjnych.

 

Nie należy zwlekać tylko dlatego, że współpraca z kontrahentem była dotychczas dobra. Im starsza należność, tym większe może być ryzyko, że jej odzyskanie stanie się trudniejsze. Szybka reakcja nie musi przy tym oznaczać natychmiastowego sporu. Często wystarczy uporządkowany proces: przypomnienie, rozmowa, pisemne wezwanie, a dopiero później decyzja o dalszych krokach.

 

Pytania kontrolne:

• Czy wszystkie wykonane usługi i dostawy zostały zafakturowane?
• Które faktury są już po terminie?
• Czy uzgodnienia dotyczące odroczenia płatności zostały potwierdzone na piśmie?
• Czy wobec najstarszych należności podjęto udokumentowane działania?
• Czy w firmie obowiązuje jasna procedura reagowania na opóźnienia?

 

2. Przygotuj prognozę przepływów pieniężnych na najbliższe tygodnie

 

Zysk wykazany w zestawieniu księgowym nie zawsze oznacza, że firma ma wystarczającą ilość środków na rachunku. Dlatego przed wrześniowym przyspieszeniem warto przygotować prostą prognozę przepływów pieniężnych, obejmującą co najmniej najbliższe osiem do dwunastu tygodni.

 

Po stronie wpływów należy uwzględnić przede wszystkim należności, których zapłaty można realnie oczekiwać. Nie każdą wystawioną fakturę warto automatycznie traktować jako pewny wpływ w terminie. Jeżeli kontrahent regularnie płaci z opóźnieniem, prognoza powinna to odzwierciedlać.

 

Po stronie wydatków warto ująć między innymi:

• wynagrodzenia i koszty współpracy z personelem,
• podatki oraz składki ZUS,
• raty leasingów, kredytów i pożyczek,
• czynsze, opłaty za media i usługi abonamentowe,
• płatności dla kluczowych dostawców,
• planowane zakupy sprzętu, towarów lub oprogramowania,
• wydatki marketingowe związane z jesienną kampanią sprzedażową.

 

Taka prognoza pozwala odpowiednio wcześnie zauważyć możliwą lukę finansową. Przedsiębiorca może wówczas przyspieszyć fakturowanie, intensywniej monitorować należności, przesunąć wydatek, renegocjować termin płatności lub przygotować rezerwę. To znacznie bezpieczniejsze niż reagowanie dopiero wtedy, gdy na rachunku zabraknie środków.

 

Dobrym rozwiązaniem jest również przygotowanie wariantu ostrożnościowego, w którym zakładane wpływy będą niższe lub późniejsze. Pozwala to sprawdzić, czy firma poradzi sobie także wtedy, gdy kilku klientów nie zapłaci zgodnie z planem.

 

3. Uporządkuj kalendarz podatków, składek i pozostałych zobowiązań publicznoprawnych

 

Wrzesień nie zwalnia przedsiębiorcy z bieżących obowiązków rozliczeniowych. Dlatego przed końcem sierpnia warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty trafiły do księgowości oraz czy na rachunkach pozostawiono środki potrzebne do zapłaty podatków i składek.

 

Terminy rozliczeń zależą od formy prawnej, sposobu opodatkowania i statusu przedsiębiorcy. Przykładowo płatnicy składek przekazują dokumenty rozliczeniowe i opłacają składki co do zasady do 5., 15. albo 20. dnia następnego miesiąca, zależnie od kategorii płatnika. Jeżeli termin przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się na następny dzień roboczy. 

 

Czynni podatnicy VAT składają JPK_VAT z deklaracją elektronicznie, co do zasady do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Dotyczy to także części ewidencyjnej przy rozliczeniach kwartalnych. 

 

W ramach wakacyjnego przeglądu warto sprawdzić:

• czy przekazano księgowości wszystkie faktury kosztowe,
• czy ujęto dokumenty otrzymane podczas urlopów,
• czy zgadzają się salda podatkowe i składkowe,
• czy firma posiada środki na najbliższe płatności,
• czy pełnomocnictwa i dostępy do systemów elektronicznych są aktualne,
• czy nie pozostały niewyjaśnione wezwania lub korespondencja urzędowa.

 

Pomocnym narzędziem może być Raport podatnika dostępny w e-Urzędzie Skarbowym. Zawiera on między innymi informacje o ewentualnych zaległościach, zaliczkach, deklaracjach, rachunkach bankowych oraz prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym. Raport ma jednak charakter informacyjny i może nie obejmować wszystkich danych posiadanych przez administrację. 

 

Warto również pamiętać o prawidłowej obsłudze faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. W 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF został wdrażany etapami, a system wpływa nie tylko na sposób wystawiania faktur, lecz także na ich odbiór, obieg i księgowanie. 

 

4. Przejrzyj stałe koszty, abonamenty i warunki najważniejszych umów

 

W wielu firmach część kosztów jest ponoszona automatycznie. Dotyczy to licencji, programów, kart telefonicznych, usług chmurowych, pakietów marketingowych, ubezpieczeń, powierzchni biurowej czy opłat za narzędzia używane sporadycznie.

 

Pojedynczy abonament może wydawać się nieistotny. Problem pojawia się wtedy, gdy firma płaci jednocześnie za kilka niewykorzystywanych lub dublujących się usług. Końcówka wakacji jest dobrym momentem, aby zestawić wszystkie cykliczne obciążenia i odpowiedzieć na trzy pytania:

Czy dana usługa jest nadal potrzebna?

Czy zakres abonamentu odpowiada rzeczywistemu wykorzystaniu?

Czy konkurencyjna oferta albo renegocjacja umowy pozwoliłyby ograniczyć koszt?

 

Przegląd nie powinien ograniczać się do wyciągu bankowego. Warto sięgnąć także do umów i sprawdzić terminy wypowiedzenia, zasady automatycznego przedłużenia, indeksację wynagrodzenia oraz dodatkowe opłaty. W niektórych przypadkach brak reakcji w określonym terminie może oznaczać przedłużenie zobowiązania na kolejny rok.

 

Osobnej weryfikacji wymagają rachunki kontrahentów. Przed dokonaniem płatności należy stosować procedury sprawdzania rachunku w Wykazie podatników VAT. Jeżeli płatność za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT została skierowana na rachunek niewidniejący w wykazie na dzień zlecenia przelewu, konieczne może być złożenie zawiadomienia ZAW-NR, aby ograniczyć negatywne konsekwencje podatkowe. 

 

5. Ustal finansowe priorytety do końca roku

 

Wrzesień rozpoczyna ostatni pełny etap roku biznesowego. To dobry moment, aby porównać dotychczasowe wyniki z planem i zdecydować, które działania powinny otrzymać finansowe pierwszeństwo.

 

Warto przeanalizować:

• aktualny poziom przychodów i marży,
• rentowność poszczególnych usług, produktów lub klientów,
• przewidywane koszty zatrudnienia i współpracy,
• zapotrzebowanie na finansowanie,
• planowane inwestycje,
• ryzyko utraty kluczowego kontrahenta,
• wysokość rezerwy na podatki i wydatki nieprzewidziane.

 

Szczególnej uwagi wymaga rentowność współpracy z poszczególnymi klientami. Wysoki obrót nie zawsze oznacza dobry wynik. Jeżeli realizacja zleceń angażuje dużo czasu, generuje koszty dodatkowe albo wiąże się z długimi terminami płatności, rzeczywista korzyść dla firmy może być znacznie niższa, niż sugeruje wartość wystawianych faktur.

 

Na tej podstawie można ustalić kilka konkretnych celów na okres od września do grudnia, na przykład:

• skrócenie średniego czasu oczekiwania na zapłatę,
• zwiększenie rezerwy finansowej,
• ograniczenie określonej grupy kosztów,
• renegocjowanie cen lub terminów płatności,
• rezygnację z nierentownych zleceń,
• uporządkowanie zasad udzielania klientom kredytu kupieckiego.

 

Cele powinny być mierzalne i przypisane do konkretnych osób. Samo postanowienie, że firma będzie „lepiej pilnować płatności”, zwykle nie wystarczy. Znacznie skuteczniejsze będzie określenie, kto monitoruje należności, kiedy wysyłane są przypomnienia i po ilu dniach opóźnienia sprawa trafia do dalszej obsługi.

 

Finansowa checklista przed wrześniem

 

Przed zakończeniem wakacji warto sprawdzić, czy firma:

• wystawiła wszystkie należne faktury,
• posiada aktualną listę zaległych płatności,
• podjęła działania wobec dłużników,
• przygotowała prognozę wpływów i wydatków,
• zabezpieczyła środki na podatki, ZUS i wynagrodzenia,
• przekazała komplet dokumentów do księgowości,
• przejrzała abonamenty i koszty cykliczne,
• sprawdziła najważniejsze terminy wynikające z umów,
• zweryfikowała rachunki bankowe kontrahentów,
• określiła finansowe priorytety do końca roku.

 

Podsumowanie

 

Finansowa „rozgrzewka” przed wrześniem nie musi być skomplikowana. Najważniejsze jest uzyskanie prawdziwego obrazu sytuacji firmy: ile środków rzeczywiście wpłynie, jakie wydatki są nieuniknione, które należności wymagają interwencji i gdzie można ograniczyć koszty.

 

Kilka uporządkowanych działań podjętych pod koniec wakacji może zmniejszyć ryzyko utraty płynności, opóźnień w rozliczeniach i nerwowych decyzji podejmowanych już w trakcie intensywnego sezonu. Jeżeli przegląd ujawni stare należności, niejasne zapisy umowne lub ryzyko podatkowe, warto skonsultować sytuację przed wykonaniem kolejnego kroku.

 

Artykuł ma charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej odnoszącej się do indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy.

 

Jan Gradkowski – doradca podatkowy (wpis nr 15052) oraz absolwent prawa. Na co dzień pomagam osobom fizycznym, przedsiębiorcom i spółkom bezpiecznie nawigować w gąszczu przepisów podatkowych.